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理想のPDA(その3)

初出:2005年04月14日 元々のブログ・コンテンツへのリンク
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以前の記事で、「私は ToDo 管理で破綻する」と書いたが、具体的にどんな状況になるのかを書いてみよう。

システム手帳や自己管理に関する本を読んだところ、共通して書いてあるのが、「やるべきことを書き並べ、一覧できることが重要」とある。
そこで、その日、一日だけの「やるべきこと管理」から、始めることにする。まず、「今日、やるべきこと」を書き出す。例えば、「誰某に電話する」とか「何とかの報告書を仕上げる」とかだ。システム手帳の ToDo 管理用リフィルを使っても良いし、PDA の ToDo 管理プログラムでも良い。両方無くても、普通の紙に書いただけでも十分役に立つ。できあがった「やるべき事リスト」の量は、もちろん、人にもよるし、日にもよるが、私の場合、10項目から20項目程度になる。
そのリフィルなり、PDA の「やるべき事リスト」を見ながら実行し、片付けた順にチェックし、消して行く。

この方法は、非常に上手く行き、有効だ。少なくとも、始めた当日と、一週間くらいの間は。

ところが、片付けられなかった「やるべき事」の項目が、次の日に持ち越され、日に日に溜まったあげく、パンクしてしまうのだ。

「やるべき事を、その日の内にやらなかった貴方が悪い」と言われそうだ。
確かに、それは正論である。
だが、そもそも、「やるべき事」を何とかのしようとシステム手帳なり PDA を使おうとしているのだから、そう言った正論である片付けられては、先に進めない。
そこで、もう少し、自分の行動を分析し、どう言ったプロセスで、片付けられなかった「やるべき事」が溜まって行くのか、見てみよう。

まず、「やるべき事リスト」を見ながら、適当に一つずつ「やるべき事」を実行する。この時、その日の内に片付けないと本当にまずい「緊急性の高い事」は実行する。その他では、「やり易い事」や「やって楽しい事」を実行してしまう。

残るのは「やるのは面倒で気が乗らないが、取り敢えず今日やらなくても困らない事」が、残ってしまう。例えば、「歯が痛いけど、我慢できない訳ではないが、一度、歯医者に診てもらう事」とか「気難しい人に挨拶のメールを出す事」などがある。これらは、「今日やらなくても明日やればいいや」と思って居る内に、ずるずると引延されて行く。
また、「作るのに一週間くらいかかる文書の作成に、締め切り一週間前の今日から取り掛かろう」等も、これに当たる。「一日くらい、文書の取り掛かりを送らしても問題無いだろう」と、文書作成の開始を遅らせる。実際、一日、開始を遅らせ、六日で文書を作ることになっても、そんなに大きな問題とはならない。
それが、一日延ばしが、二日、三日となり、いよいよ明日が締め切りとなって、あわてて取り掛かるのである。どうにか締め切りに間に合わせるのだが、本来、一週間かかる文書を二日で書くのだから、当然クオリティは落ちる。

片付かない「やるべき事」には、やるきで始めたのだが、終わらなかった事もある。例えば電話したら、相手が海外出張で、一週間連絡が取れない場合もある。
私の場合、モノ作りやプログラミングが多いのだが、作ってみると、もっと細かい作業でやるべき事があることに気付いたり、新たに必要な部品や機能が欲しくなったりする。また、不具合やバグが出ると、その修正作業が発生する。
これらの新たな作業が、その日で処理できれば良いが、そうでなければ、片付かない「やるべき事」の仲間入りだ。

短期的な片付かない「やるべき事」ばかりではない。
「ToDo 管理」を始めた当初は、上手くいって居るので、欲が出て、長期的な「やるべき事」とか「やりたい事」を書き始める。「今年中に大論文書く」とか「山登りをしたい」とか。具体的な計画が無いので、片付かない「やるべき事」になってしまう事が多い。
また、「今度、秋葉原に行ったら、何々の部品を買う」と言った項目もできる。これも、その日に買いに行けないので片付かない「やるべき事」になる。

こうして溜まった、片付かない「やるべき事」は、明日の「やるべき事リスト」に加わる。明日もやらなきゃ、その次で、雪だるま式に増える。システム手帳の場合、紙のリフィルだから、手で書き写すのが大変だ。
PDA にすれば、自動的にコピーするから、楽になると思ったが、「やるべき事リスト」の増える速度が増すだけだ。

その内、訳の判らない項目が増殖し始める。そもそも、その日に片付けようと「誰々に電話」と言った簡単な書き方をして居るので、何のための電話か判らなくなる。こう言った項目は恐くて消せない。

かくして、片付かない「やるべき事」は増え続け、百・二百となる。もう見るのも嫌だ。
今日の「やるべき事リスト」も止めてしまう。「やるべき事リスト」を作る時、どうしても片付かない「やるべき事」をチェックする必要があり、気が重くなって、何もする気が起きなくなるからだ。

分類や優先度付けをすると良いらしいが、上手く言った試しが無い。

「計画性が無いからだ」「怠け者の面倒臭がり屋だからだ」と言われそうだ。

確かに、その通りだ。正論だ。
しかし、正論だけ言っても、じゃあ、どうやったら「計画的に行動できるか」「怠け者の面倒臭がり屋でなくなるか」の答えになって居ない。

まだまだ、考察することがありそうだ。
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